El AAFF cautivo de su programa

El AAFF cautivo de su programa

A lo largo de los últimos años ha habido una auténtica catarata de fusiones, absorciones o adquisiciones en el sector bancario. En todos los casos lo más llamativo de cara al gran público ha sido el cierre de oficinas y el consiguiente despido de trabajadores.

Sin embargo, si nos adentramos en las entrañas de estas entidades, y bajamos al día a día de los trabajadores “supervivientes”, lo cierto es que se enfrentan a un problema de compleja solución: la coexistencia de dos programas informáticos distintos. Como es lógico, sólo uno de ellos es el que acaba siendo utilizado por la nueva entidad, por lo que hay que migrar los datos del programa antiguo al programa nuevo. A efectos prácticos puede ser una auténtica pesadilla.

Viene al caso esta cuestión cuando hablamos del mundo de la administración de fincas y nos encontramos con estos dos casos, en cierta manera semejantes al anterior:

  • El administrador que crece comprando una nueva cartera y el despacho adquirido está gestionado con un programa distinto al del despacho comprador.
  • El administrador que quiere cambiar su software de gestión por uno distinto.

En el primer caso me he encontrado con frecuencia despachos fusionados hace tiempo (años incluso) que sin embargo siguen siendo gestionados con dos programas distintos, a pesar de tener preferencia por uno de ellos. Una manera como cualquier otra de esquivar el problema a pesar de que no tenga sentido alguno mantener dos herramientas diferentes. Como decía aquél, “es provisional para siempre” .

El segundo caso no es exactamente igual, ya que en el primero, en la adquisición, viene un programa impuesto al negocio, mientras que en el segundo el profesional toma la decisión de cambiar porque entiende que la nueva herramienta es mejor que la que él tiene.

En este último caso, el administrador se habrá reunido con una  empresa de software que le habrá hecho una oferta atractiva a su nuevo cliente atrayéndolo con funcionalidades distintas a las que ya tiene.

Una vez el cliente está convencido del cambio, existen dos cuestiones que han de ser resueltas para que éste se haga efectivo.

  • La formación a los usuarios del despacho en la nueva herramienta
  • La exportación de la base de datos.

La primera cuestión no es sencilla. Algunos de los softwares más populares que existen en el mercado son muy complejos. Proceden de diseños antiguos, de escritorio, y se les han ido añadiendo capas y capas de funcionalidades que son muy poco intuitivas y que exigen muchas horas de estudio para extraer toda su potencialidad. 

En muchos despachos se utilizan porcentajes pequeños de los programas por las dificultades que tienen para extraer toda su potencialidad y porque lo que hacen es “suficiente” para su día a día. En el caso de tener una persona experta -de verdad- en uno de estos programas, nos encontramos ante un rara avis.

En cuanto a la segunda cuestión, nos podemos encontrar con problemas importantes a la hora de extraer tu propia base de datos. Veamos por qué:

  • En general los programas no facilitan la exportación de sus datos, por lo que nos encontramos con un trabajo que requiere muchas horas y una cierta labor detectivesca. Comprendo hasta cierto punto que la empresa no dé excesivas facilidades a la salida de un cliente, pero recordemos que los datos son del cliente.
  • El  modelo de datos de un programa no tiene por qué coincidir con el de otro, lo que complica aún más la cuestión.

Así que, en la práctica, podemos encontrarnos con verdaderos clientes cautivos que, ante la dificultad que encuentran para cambiar de programa no se atreven a dar el paso. El traslado de base de datos es un gran escollo y el aprendizaje del nuevo programa lo es tanto o más. Pensemos que a todos nos da pereza aprender un programa nuevo, y en cualquier caso necesito liberar tiempo para mi o para las personas que vayan a usarlo para dominar el programa. Y mientras ocurre todo eso, nuestro despacho tiene que seguir funcionando. Y eso retrae a muchos profesionales. 

No creo que a nadie le guste sentirse retenido como cliente, pero la propia inercia de los despachos a veces gestionados con herramientas ineficientes, hace que no haya tiempo para hacer cambios, tiempo que tendríamos si tuviéramos una herramienta más capaz. Es lo que vulgarmente se llama la pescadilla que se muerde la cola. Tan paradójico como real

Así que, ¿qué necesitamos para “liberar” a esos clientes cautivos?

  • Un programa que mejore el que tengamos, que automatice tareas carentes de valor y que  proporcione mucho más tiempo al administrador para dedicarse a lo importante.
  • Un programa sencillo intuitivo , que se pueda utilizar sin manual (alguien ha visto el manual de un iPhone?), que se domine rápido.
  • Un equipo de apoyo y soporte que se encargue de realizar ese trasvase de datos de un programa a otro con profesionalidad y rapidez, y que de respuesta a todas las dudas que nos puedan surgir.
  • El convencimiento por parte del despacho de que en mayor o menor medida el proceso va a requerir ciertos sacrificios, pero que éstos, sin duda, valdrán la pena.

A veces hay decisiones que no son fáciles de tomar, pero todos sabemos que serán beneficiosas para nosotros. Y ésta desde luego, puede ser una de ellas.